Lección 5.1.2 Funciones de la Administración del Talento humano.

Icono IDevice Aspectos generales

Desde hace varias décadas, la administración del Talento Humano, fue conocida como el área de la empresa dedicada exclusivamente a las  admisiones de personal y a cumplir con la remuneración  correspondiente; Pero, hace pocos años el concepto de administración de personal se modifico y se logro ampliar sus funciones ocupándose de diferentes procesos como  el reclutamiento, selección, capacitación del personal y otros factores de acuerdo a las norma legales vigentes, lo cual se hace cada vez más complejo debido a que la realización de las diversas actividades empresariales exigen una calificación especial y un sinnúmero de garantías para cumplir con las tareas asignadas.

 

Es el área de la administración que se encarga del manejo de las personas; por lo cual su objetivo esta orientado hacia el mantenimiento y desarrollo de las personas vinculadas a la empresa, es así como la administración de personal requiere de la conjunción entre dos actores importantes: las empresas y las personas; ya que sin empresas  ni personas no habría organizaciones.

 

Por lo anterior las empresas requieren de los siguientes objetivos:

 

  • Proporcionar a la organización, recursos humanos capacitados para afrontar las funciones asignadas.

 

  • Establecer espacios adecuados de trabajo como un objetivo que permita el buen funcionamiento.

  • Buscar equiparar y direccional los objetivos empresariales con los objetivos de los empleados.

 

Para culminar es importante no olvidar que la administración del talento humano, esta preocupada por la calidad de vida dentro de  las empresas.

Otros propósitos de la administración del talento humano están orientados hacia:

- Búsqueda de mayor productividad y disminución de costos.

- Mejoramiento del bienestar mental y el desgaste físico.

Para lograr estos aspectos los directivos de la empresa deberán apoyar las políticas laborales y de bienestar institucional, así como la vigilancia del cumplimiento de las mismas, de igual forma es importante establecer canales de comunicación e información entre los diferentes niveles jerárquicos para el intercambio de conceptos e ideas que permitan fortalecer los diferentes procesos y actividades en la empresa.  La administración del Talento Humano para el desarrollo de sus funciones, aplica procesos, como:

5.1.      Reclutamiento y selección del Talento Humano

  • El reclutamiento:

Es un proceso mediante el cual se buscan personas interesadas y capaces para asumir un cargo en la empresa, es decir es un proceso para la identificación de personas que cumplan con ciertos requisitos y puedan ser tenidos en cuenta dentro de la planta de personal que requieren las empresas para el desarrollo de las múltiples actividades.

Un reclutamiento efectivo permite identificar las personas cuyas capacidades y cualidades mentales y físicas cumplen con los requerimientos necesarios y básicos para asumir el cargo, las fuentes de reclutamiento pueden ser:

  • Universidades
  • Avisos
  • Centros de enseñanza técnica
  • Agencias de empleo
  • Contactos personales
  • Recomendación de funcionarios de la empresa
  • Solicitudes directas
  • Aspirantes casuales
  • Asensos
  • Otros

Por lo anterior, el reclutamiento es también un proceso de búsqueda de empleados de acuerdo con las necesidades y políticas laborales de la empresa, esta actividad representa bastante importancia, debido a que se debe buscar personas con capacidades idóneas para mejorar la productividad, buscando cooperación y contribución para alcanzar los objetivos de la empresa.

•      La selección del personal:

Tiene como objetivo la calificación de los candidatos para vincularlos o descartarlos como posibles miembros de la empresa, este proceso debe basarse acorde con los resultados del reclutamiento, e implica identificar para cada cargo la persona con mejores características para el mismo, buscando un desempeño ideal y motivante al frente de las actividades asignadas.

La selección de personal constituye un aspecto importante en los procesos administrativos, por cuanto que los buenos resultados de las organizaciones dependen de la calidad de los empleados vinculados en los diversos cargos, es decir la selección es una comparación entre las cualidades de cada candidato frente a las exigencias del cargo.

Algunas técnicas de selección de personal son las siguientes:

  • Entrevista de selección: Hace referencia a la realización de preguntas dirigidas al candidato para ser seleccionado o no.
  • Pruebas de conocimiento: son pruebas de selección que buscan medir conocimientos o habilidades de los candidatos con base en preguntas escritas y de igual forma debe responderse.
  • Test psicosometricos: Permiten evaluar mediante pruebas psicológicas o psiconométricas las aptitudes de las personas (numéricas, verbal, espacial, burocrática, manual y otras), es decir que estas pruebas permiten conocer las potencialidades de las personas para de esta forma orientar sus esfuerzos en las actividades empresariales acorde a sus capacidades y habilidades.
  • Técnicas de simulación: Constituye un medio por el cual el interesado, representa teatralmente las responsabilidades y tareas a desarrollar, mediante dramatizados pueden simular situaciones reales que el aspirante al cargo puede llegar a enfrentar.

La selección de personal a pesar de los costos que ocasiona es un proceso necesario, por que puede ser más costoso para una empresa no contar con las personas adecuadas en cada uno de los cargos existentes, es por ello que una buena selección de personal debe generar bienestar institucional, por ello la selección debe permitir:

- Satisfacción de las personas

- Bienestar de las empresas

- Fácil adaptación a los cargos

- Disminución en la rotación del personal

- Mayor rendimiento y productividad

- Mejores relaciones laborales en la empresa.

Por lo anterior, la selección de personal es una inversión empresarial, ya que busca los mejores talentos humanos para que desarrollen las diferentes actividades y cargos empresariales, con ello se logara mayor rendimiento y calidad en productos y servicios.

5.2.      Relaciones laborales

Las relaciones laborales hacen referencia al compromiso mutuo entre los entes organizacionales y el talento humano requerido para el desarrollo de las diferentes actividades empresariales, para lo cual se debe cumplir con la normatividad legal establecida en el código sustantivo del trabajo, ley 734 y demás normas vigentes, en donde se establecen los requerimientos y procedimiento de contratación.

El Contrato de Trabajo:

Es un documento que formaliza la relación contractual entre los empleados y las empresas, en donde las personas se obligan a prestar un servicio a otra persona natural o jurídica, bajo la subordinación del contratante y mediante una remuneración por la actividad a desarrollar.

Todo contrato de trabajo debe contar con los siguientes elementos:

  • Una actividad a desarrollar por la persona a ser contratada. 
  • Subordinación de una persona respecto del patrono, acorde con unos aspectos previamente establecidos.
  • Una remuneración por la actividad desarrollada.

El contrato de trabajo puede ser verbal o escrito, para su validez no requiere especificaciones especiales, puede firmarse por tiempo determinado, por el tiempo que dure una obra o a término indefinido.

Existe gran variedad de contratos a continuación se citaran los más comunes:

  • Contrato indefinido: Es aquel compromiso que adquiere una persona con una organización mediante un documento formal sin limites de tiempo. Este tipo de contrato es el más común tiene vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen y la materia del trabajo, más sin embargo puede darse por terminado por las causales establecidas por ley para la culminación de un contrato.
  • Contrato a término fijo: Este tipo de contrato es empleado en la vinculación de personal altamente calificado, este contrato debe ser siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente.
  • Contrato de obra o servicio: Es aquel que tiene por objeto la realización de una obra o prestación de un servicio, de manera autónoma pero existe limitación en el tiempo y de duración incierta.
  • Contrato eventual: Es un contrato que tiene la finalidad, atender la acumulación de tareas o exceso de pedidos de la organización.

Políticas salariales

Una de las actividades empresariales más complejas de administrar es la referente al establecimiento de políticas salariales, por que es difícil encontrar la justa remuneración al trabajo desempeñado por un trabajador, ya que se deben tener en cuenta una gran variedad de factores que interviene en la labor, en algunos casos esos factores se pueden cuantificar pero en otros son intangibles.

Por tanto, no se puede negar que las personas trabajan en las empresas para ganar un salario, buscando con ello ofrecer una estabilidad y mejoramiento de la calidad de vida en las familias, es así como para las empresas los salarios de los trabajadores representan un gasto o un costo bien representativo; por lo cual permanentemente buscan reducirlos y lograr ser más competentes en el mercado, hoy día esta actividad empresarial resulta ser uno de temas mas discutidos cuando se habla de mayor productividad para ser competitivos, sin embargo las políticas salariales buscan el equilibrio entre los intereses de los trabajadores y los intereses de la empresa de manera justa y equitativa.

Los salarios según la definición contemplada en el código sustantivo de trabajo es todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie y que implique retribución de servicios, sea cualquiera la forma o denominación que adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentaje sobre ventas y comisiones. Por tanto la remuneración se constituye en un proceso técnico que permite el establecimiento de las bases objetivas para asignar salarios justos y adecuados al personal de la empresa. Sin embargo, es importante contemplar en este proceso aspectos económicos, políticos y sociales con el propósito de establecer políticas salariales justas.

Dentro de las políticas salariales se debe evaluar cual es el tipo de contrato laboral que más conviene a la empresa y a la vez que motive al trabajador, dependiendo si es a termino fijo o indefinido, en la medida que se vayan cumpliendo sus plazos se puedan renovar y a la vez mejorar la remuneración, la cual puede estar dada con base en un salario fijo mensual, semanal o diario, un ingreso variable, acorde con la producción del trabajador, o una mezcla de los dos anteriores u otro tipo de remuneración que permita mejorar el desempeño de los empleados frente a las actividades y compromisos asumidos. Existen regimenes especiales dados por ley laboral que conciernen a los salarios y a las prestaciones, como es el caso del salario integral para empleados que devenguen más de diez salarios mínimos.

Es importante que las empresas remuneren en dinero y con estímulos a los trabajadores, los cuales pueden estar dados con premios, reconocimientos públicos, ascensos, descansos extras a los empleados que realicen sus actividades y compromisos laborales con calidad, cumplimiento y alta eficiencia, ello permite incentivar a los demás empleados de la empresas para mejorar su comportamiento frente a las labores asignadas.

Las políticas salariales en las empresas deben ser innovadoras y cambiantes acorde con la dinamizaciòn del mundo, por tal razón a los empleados debe reconocérseles sus aportes y sus capacidades buscando con ello mayor participación y compromiso con la empresa frente a sus actividades y una mayor productividad, no debemos olvidar que en los procesos de globalización e internacionalización se requieren de procesos novedosos y de calidad, por ello es bien importante que a las personas no se les mida tan solo por el cumplimiento de sus tareas sino que se tengan en cuenta otros aspectos en donde realmente se pague por lo que se hace , aprovechando el conocimiento y la calidad con que se realice la actividad, ello representa un aspecto motivador , aumenta la productividad de los trabajadores y permite identificar aquellos que no merecen estar en la organización, es necesario que los gerentes y directivos entiendan que las empresas no se pueden manejar con sentimiento sino con resultados, por ello los méritos son un factor fundamental dentro del establecimiento de políticas salariales.

Por lo anterior, la fijación de sueldos y salarios ha sido siempre, motivo de permanente discusión entre patronos y trabajadores cuyo acuerdo esta precedido generalmente de varias negociaciones y acuerdos, los cuales no están excentos de ciertos factores que deben analizarse previamente y que influyen directamente en la determinación de la remuneración del personal. Por tanto, la fijación de un sistema de remuneración adecuado, es una de las funciones más complejas y difíciles del departamento de talento humano en una empresa, por que es en este proceso que los trabajadores y las empresas entablan un compromiso mutuo de cooperación y desarrollo

5.3.      Inducción y Entrenamiento

La inducción es un proceso posterior a la contratación de las personas, consiste en brindar una orientación al nuevo empleado respecto al conocimiento de la organización con el objeto de facilitar el desarrollo de las actividades, se busca además motivar al empleado para el desarrollo de sus potencialidades, promoviendo una rápida adaptación al cargo, y aprovechamiento de sus capacidades.

La inducción se debe orientar teniendo en cuenta los siguientes aspectos:  

  • Información sobre los objetivos de la organización.
  • Las políticas empresariales.
  • Los planes de desarrollo de personal.
  • Las actividades permanentes y temporales que tendrán que desempeñar, la disciplina interna, horarios de trabajo y otros aspectos.
  • Presentación del personal de la organización.
  • Relación con el grupo de trabajo y ubicación física.

 Terminado el proceso de inducción se continua con una etapa de entrenamiento cuyo objeto es incrementar el conocimiento y las capacidades del nuevo empleado en el desarrollo de sus actividades, en esta etapa se debe formular reglas para el aprendizaje de la persona vinculada, orientándolo no solo en las operaciones sino también en los aspectos de control tanto del régimen interno, de seguridad social y de las oficinas.

Según Edgar Van Den Berghe R. "El entrenamiento debe proporcionar conocimientos sobre la empresa y el trabajo mediante los siguientes principios:
  • Relacionar al trabajador con el trabajo: manifiesta que las personas deben tener aptitud y actitud para el trabajo seleccionado, y ha de sentirse a gusto con las tareas a desempeñar, debiendo sentirse satisfecho por la labor a desarrollar ya que así también se satisfacen sus necesidades personales.
  • Definir claramente sus responsabilidades: es decir, debe explicársele claramente por escrito el objetivo de su cargo, el manual de funciones, esto es. que labores va a desempeñar y en que condiciones de productividad y calidad la empresa espera que se realice. Para ello se debe definir exactamente su autoridad y responsabilidad, las líneas de mando y coordinación con otros cargos.
  • Establecer estándares de desempeño: se deben especificar cuales son los estándares que la empresa tiene preestablecidos para ese cargo y como se va a medir su rendimiento y el de sus subalternos.
  • Asegurar su compresión y comunicación: se debe explicar cuales son los objetivos y políticas de la empresa, cuales son sus propios objetivos y en que forma coadyuvan a resultados de los objetivos generales demostrándole la importancia de ese cargo en la organización, al igual se debe explicar., cuales son las líneas de comunicación en la empresa.
  • Proporcionar capacitación para lograr una buena calidad en el desempeño de un cargo, se debe entrenar en forma eficiente y permanente a los empleados.
  • Asegurar la supervisión y la auto supervisión. Una buena supervisión es la que tiene un alto grado de objetividad. La supervisión en sus inicios debe ser alta para irla disminuyendo hasta llegar a la autosupervisión.

5.4.      Evaluación de Desempeño

La evaluación de desempeño es el proceso de confrontar las funciones de un cargo con respecto a las realizaciones y comportamiento de quien las ejecuta, es decir que el propósito de una evaluación debe estar orientada hacia la valoración de resultados y a la vez, medir progresos de los empleados respecto a los compromisos adquiridos.

Las evaluaciones de desempeño normalmente se realizan cada año, claro esta que este proceso se lleva a cabo de acuerdo a las políticas de cada empresa, es un proceso en donde cada jefe de área se reúne individualmente con todos y cada uno de sus subalternos inmediatos, con el fin de evaluar los productos obtenidos durante el año con respecto a los objetivos y metas que debía cumplir para ese periodo de tiempo y así evaluar su desempeño.

La evaluación anual y por ende el incremento salarial que realizan la mayoría de empresas a cada uno de los empleados es una medida que permite reconocer el cumplimiento de los objetivos como resultado de las actividades desarrolladas al frente del cargo asignado, al igual debe valorarse el comportamiento, trabajo en equipo, cooperación con sus compañeros, innovaciones y aportes a la organización y otros aspectos que permitan valorar al empleado.

Por lo anterior, se puede decir que la evaluación de desempeño es un proceso que no puede pasar desapercibido por los directivos, ya que es apartir de esta valoración que se puede determinar si se cuenta con un talento humano idóneo al frente de los diferentes cargos para ello la evaluación puede aplicarse mediante los siguientes sistemas:

  • Escalas gráficas: Es un método basado en un gráfico de doble entrada, en donde se establecen escalas de acuerdo con varias variables y factores característicos. La elección de las variables y factores es definitiva para que el sistema de escala gráfica produzca resultados satisfactorios y se identifican dentro de las técnicas modernas de la administración dos variables (evaluación del desempeño y el potencial del empleado. A continuación se presenta un formato para la evaluación de desempeño de los empleados, mediante el sistema de escalas gráficas.

Factores de evaluación del desempeño

Débil

Tolerable

Regular

bueno

Optimo

Cantidad de trabajo ejecutada por el trabajador

Poca

( )

Alguna

( )

Mediana

( )

Grande

( )

Enorme

( )

Calidad del trabajo

Ejecutada por el trabajador

Pésimo

( )

Razonable

( )

Regular

( )

Buena

( )

Excelente

( )

Conocimiento del trabajo del trabajador

Poco

( )

Alguno

( )

Mediano

( )

Grande

( )

Profundo

( )

Puntualidad del trabajador

Ninguna

( )

Poca

( )

Regular

( )

Bastante

( )

Extrema

( )

Asistencia del trabajador

Ninguno

( )

Poca

( )

Regular

( )

Bastante

( )

Extrema

( )

Fuente: Iniciación a la administración de personal. Idalberto Chiavenato.

El anterior formulario debe ser diligenciado por cada jefe anotando en cada factor de evaluación cuales es el grado que más se aproxima al desempeño del subordinado.

  • Método Gráfico de calificación: es un método muy conocido y utilizado y consisten en establecer cualidades o características a calificar para lo cual se representa por una línea o escala donde el evaluador indica el grado en que considere que las personas posea la cualidad característica.
  • Sistema de comparación de factores: Consiste en comparar algunos factores de la conducta y desempeño de cada uno de los trabajadores en relación con los demás.(liderazgo, iniciativa, compromiso, sociabilidad, manejo de recursos y otros. La persona que demuestre mayor capacidad se ubicará en la parte más alta de la escala.

 

  • Escalas de valoración: Es uno de los mejores métodos de valoración del desempeño, el cual consiste en la realización de una lista de factores dispuestos a escala lineal y compuesta por una serie de grados clasificados de mayor a menor importancia designándoles un puntaje a cada uno, a continuación se presenta un ejemplo mediante una escala de valoración con puntuaciones diferentes para cada factor:

Factores

Calificación Relativa

Excelente

Bueno

Regular

Deficiente

Puntualidad

80

70

60

50

Cantidad de trabajo

160

140

120

100

Calidad de trabajo

240

210

180

150

Total puntos

440

Establecido el puntaje obtenido se procede a la calificación tendiendo en cuenta la siguiente PUNTAJES:

PARÁMETRO

CLASIFICACIÓN

0 - 40

Deficiente

40 - 80

Regular

80 - 120

Bueno

120 - 160

Excelente

Calificación final =   Total Puntos  * 100 = 92

           Base

La puntuación del empleado es de 92 puntos, clasificando su desempeño como BUENO.